Auditoria de Apuração de Fraudes no contexto da prestação de contas do síndico

Certas relações jurídicas, impõem a obrigação de uma das partes a prestação de contas à outra, na forma do direito, administradores de empresas e síndicos, devem prestar contas anualmente a sócios[1] e a condôminos[2], uma vez que administram recursos de propriedade de terceiros.

Empresas seguem um rigoroso sistema de normas e leis (NBC´s), para produzir as demonstrações financeiras, contendo o Balanço Patrimonial (BP), o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e outros relatórios.

Já no condomínio a demonstração de contas se dá, em formato simplificado, sem exigências das formalidades contábeis, sendo aplicado o regime de caixa, registrando receitas dos rateios, valor das despesas e as movimentações com saldos das contas bancarias.

A pasta de prestação de contas mensal, é pratica consolidada no mercado, onde, mês a mês, a administradora emite o dossiê contendo diversos relatórios financeiros, extratos bancários e documentação comprobatória de despesas para conferencia pelo conselho e demais condominos, servido de documento base para aprovação das contas na assembleia anual.

A boa pratica de emissão da pasta mensal, não é uma imposição legal, porem fundamental para o processo de controle e transparência das contas do sindico, uma vez que é possível confrontar os gastos realizados com a previsão orçamentaria aprovada, conferir a movimentação bancaria e identificar quais manutenções estão sendo executadas.

Por possuir uma estrutura administrativa simplificada, na maior parte dos condomínios, não há instrumentos de controles financeiros efetivos, aplicados na gestão do sindico, para coibir desvios éticos ou erros de administração.

O principal controle, é realizado pelo conselho fiscal, ao analisar as pastas de contas, porem este trabalho, muitas vezes não tem a profundidade necessária, seja por omissão ou falta de competência; assim as informações financeiras chegam na assembleia, acumuladas em pastas de contas, que são depositadas em uma mesa na sala de reunião, sendo aprovadas exclusivamente pelo critério da boa fé[3] nos atos do sindico pelos condôminos.

Esse modelo de aprovação de contas, feito na base na confiança, sem o critério da comprovação efetiva da probidade, da eficácia, e da conformidade da gestão com as leis e normas do condomínio, motivam posteriormente um grande volume de contratação para auditoria de fraudes.

Com objetivos investigativos, a auditoria de apuração de fraudes e irregularidades, possui um escopo específico, tem como objeto as pastas mensais, o trabalho segue normas técnicas e preceitos éticos, para atender o condomínio, quando observado pelos condominos, indícios de irregularidades nas contas do sindico.

Se a atual gestão descobrir elementos, como suspeitas de contratos superfaturados, documentação comprobatória de despesas falsificadas, é possível ao condomínio, contratar uma auditoria de apuração, para reavaliar toda aprestação de contas da gestão anterior, ainda que elas tenham sido aprovadas na época.

A especificidade de um trabalhado de apuração, distingue-se da auditoria convencional, pois na apuração de fraudes, o relatório do auditor pode ser utilizado na esfera jurídica, para fundamentar os processos de responsabilização civil e criminal, nos ressarcimentos de danos causados, inclusive, o juiz pode considerar o relatório como documento elucidativo[4] suficiente para liquidar a questão, dispensando assim provas periciais.

Já a auditoria convencional, não tem por finalidade primaria a investigação de fraudes, seu objetivo é verificar a segurança da informação financeira e conformidade legal, através de procedimentos planejados, para testar o nível de confiança nas demonstrações contábeis e de eficácia nos controles internos, reportando os resultados as partes interessadas como acionistas, governo e sócios.

Na Petrobras (2015) e da Lojas Americanas (2023), as auditorias contábeis independentes, prestadas por grandes empresas globais ( Big Four ) não detectaram em seus relatórios os desvios fraudulentos bilionários, umas vez que seus procedimentos não foram desenhados para esta finalidade[5], o foco era a analise das demonstrações contábeis e sua adequação ao padrão de relatório financeiro aplicável (IFRS).

Para alcançar nosso objetivo, no trabalho de apuração, utilizamos como metodologia, a avaliação profunda do controle interno do condomínio, ( pastas mensais, convenção, atas, contratos), dentro das boas praticas da Auditoria Interna, amparada nas Normas Globais de Auditoria Interna, emitidas pelo Instituto dos Auditores Internos do Brasil (IIA), combinada com a abordagem investigativa na detecção e prevenção dos riscos de fraudes e irregularidades, usando o framework do COSO ICIF.

Essas metodologias são aceitas e reconhecidas mundialmente no meio corporativos e governo, sendo amplamente utilizada pelo próprio TCU[6] no controle externo da administração publica, o que confere ao trabalho do auditor condominial, uma demonstração de credibilidade e relevância, ao integrar um processo judicial, com seu relatório elaborado dentro dos aspectos formais das Normas Globais de Auditoria.

[1] Lei 6.404/76 Art. 122, III e Art. 1.020 do Código Civil 2002 (CC)

[2] Art. 1.350 CC

[4] CPC 2015 Art. 472

[5] NBC-TA 200

[6] https://portal.tcu.gov.br/planejamento-governanca-e-gestao/gestao-de-riscos/politica-de-gestao-de-riscos/modelos-de-referencia.htm

Prof.  Odimar Manoel 

Auditor Condominial | IIA Brasil n. 2239356