Reunião de abertura do trabalho de auditoria, como funciona?

A reunião de abertura é o marco inicial do processo de auditoria, ela estabelece o ritmo de comunicação, cria um ambiente de confiança na relação profissional entre o auditor e os representantes do condomínio auditado, alem de definir os objetivos a ser alcançados pelo trabalho.

O auditor, por ser um profissional externo a organização, precisa buscar o entendimento do contexto situacional da gestão, neste sentido utiliza-se da reunião de abertura, como ferramenta de diálogo, para coleta de informações, levantamento de necessidades e medição das expectativas do cliente.

Para a realização da reunião presencial de abertura, pode se utilizar o salão de festas, onde o sindico, conselheiros e moradores interessados no trabalho, juntamente com o auditor, vão definir as diretrizes e clarificar os papéis das partes no processo de auditoria.

Visando otimizar a agenda dos participantes e dar eficiência a reunião, o recurso de chamadas virtuais pode ser utilizado, através de aplicativos como o zoom, google meet e streamyard. realizando assim uma reunião de abertura online.

Para uma reunião produtiva, a duração deve variar entre 60 a 90 minutos, com uma pauta pré-definida pelo auditor, abrangendo questões fundamentais para o êxito do trabalho, alem da pauta, uma ata deve ser lavrada pelo auditor, para documentar os assuntos abordados.

Assuntos a serem explorados na reunião, depende do tipo da auditoria contratada, se for para apuração de fraudes, as questões devem ser direcionadas a identificação de indícios observados pelos condominos, que ajude o auditor a planejar os procedimentos para a coleta de evidencia da auditoria.

Já nos trabalho de auditoria preventivas, onde o foco é o monitoramento das contas e obrigações da gestão, a atenção deve estar nas variações mensais dos gastos, a observância no cumprimento da previsão orçamentaria, deliberação da assembleia sobre chamadas de capital e a preservação do fundo de reservas.

O auditor deve iniciar, fazendo sua apresentação profissional, e explicar como se dá o fluxo da auditoria e gerenciar a ansiedade do cliente, estabelecendo um prazo para a entrega do relatório.

Apos a parte introdutória da reunião, é conveniente que o auditor conceda a palavra aos demais presentes, buscando entender a função de cada um no condomínio e o que se espera do trabalho da auditoria.

Entre as questões chaves, o auditor pode questionar:

• O que motivou a contratação da auditoria?
• Este serviço passou pelo crivo da assembleia?
• Quais as contas ou grupo de contas que merecem um aprofundamento nas análises pelo auditor?
• Existem chamadas de capital em andamento?
• Alguma sugestão de melhoria na gestão financeira do condomínio?
• Há fragilidades percebidas pelos condominos, que coloque em risco a probidade da gestão?
• As contas da gestão anterior foram aprovadas pela assembleia?
• Há histórico de fraude no condomínio?
• Os pagamentos são efetuados pela administradora ou pelo sindico?
• Qual a expectativa dos condominos em relação ao trabalho do auditor?

A realização da reunião de abertura é uma boa pratica, prevista nas Normas Globais de Auditoria Interna / IIA, n° 13.1, e demais padrões de auditoria do mercado[1]

[1]ABNT NBR ISO 19011:2018 item 6.4.3 e NBC TA 260